ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE
Kto może być sygnalistą – osoba fizyczna, która zgłasza informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą (zgodnie z art. 4 ustawy).
Nie przyjmujemy anonimów tj. zgłoszeń nie podpisanych imieniem i nazwiskiem.
1) Zgłoszenie zewnętrzne, a może jednak zgłoszenie wewnętrzne?
W sytuacji, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej danego podmiotu prawnego oraz jeżeli uważasz, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych, zachęcamy do dokonywania zgłoszeń w pierwszej kolejności na podstawie procedury zgłoszeń wewnętrznych obowiązującej w Twoim podmiocie prawnym.
2) Jeśli masz wiedzę, że doszło do naruszenia prawa możesz przekazać zgłoszenie:
Zgłoszenie może być dokonane pisemnie:
• na adres do korespondencji:
Urząd Miasta Tychy
Aleja Niepodległości 49
43-100 Tychy
z dopiskiem na kopercie „sygnalista zgłoszenie zewnętrzne – do rąk własnych”,
• poprzez pocztę elektroniczną na adres zgloszeniazewnetrzne@umtychy.pl w temacie maila wpisać Zgłoszenie zewnętrzne
Zachęcamy do skorzystania z formularza „Zgłoszenia zewnętrznego naruszenia prawa” znajdącego się na dole strony - kliknij na link aby otworzyć formularz.
Szczegółowa Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych opisana została w Zarządzeniu Prezydenta Miasta Tychy nr 0050/436/24 - kliknij na link aby przejść do treści zarządzenia.
3) Jeśli chcesz skorzystać z ochrony sygnalisty musisz spełnić poniższe przesłanki:
a) jesteś osobą fizyczną,
b) zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów,
c) informację o naruszeniu prawa uzyskano w kontekście związanym z pracą, o którym mowa w art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów.
Przepisów o objęciu ochroną sygnalistów nie stosuje się do spraw, o których mowa w art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, w szczególności w zakresie przepisów:
• ochronie informacji niejawnych,
• tajemnicy zawodów medycznych i prawniczych,
• tajemnicy postępowania karnego.
Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia zewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara).
4) Zgłoszone przez sygnalistę naruszenie przepisów prawa będzie poddane wnikliwej i bezstronnej analizie z zachowaniem poufności.
• W przypadku otrzymania zgłoszenia o naruszeniu prawa dokonamy wstępnej weryfikacji, która polega na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania naszego organu, a jeżeli nie należy - na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych,
• W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu naszego działania, przekażemy je niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych. Poinformujemy o tym sygnalistę.
Jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa odstąpimy od przekazania zgłoszenia zewnętrznego oraz poinformujemy sygnalistę o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.
Odstępując od przekazania zgłoszenia, możemy poinformować sygnalistę, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku lub petycji, lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie.
W informacji tej wskażemy, iż przekazanie informacji, o której mowa powyżej nie wpływa w szczególności na dopuszczalność wniesionego później środka prawnego, na bieg terminów ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania.
• Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu naszego działania, rozpatrzymy zgłoszenie i podejmiemy dalsze kroki w celu zbadania sprawy i podjęcia działań następczych. W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego możemy przekazać zgłoszenie:
a) jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym;
b) innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.
• W przypadku przyjęcia zgłoszenia potwierdzimy jego przyjęcie na podany przez sygnalistę adres kontaktowy. Informację przekażemy nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie albo organ ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.
• W ramach postępowania, możemy zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się do sygnalisty o udzielenie dodatkowych wyjaśnień. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, odstąpimy od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.
• Jeżeli przewidują to przepisy odrębne, bez zbędnej zwłoki przekażemy właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w zgłoszeniu w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez te instytucje, organy lub jednostki.
• Możemy nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Poinformujemy sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawimy je bez rozpoznania i nie informujemy o tym sygnalisty. W przypadku nie podjęcia działań następczych w sytuacji opisanej powyżej odnotujemy ten fakt wraz z uzasadnieniem w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.
5) Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym
Po otrzymaniu zgłoszenia podejmujemy działania następcze w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia.
Czynności podjęte na skutek zgłoszenia sygnalisty zmierzają do zapobieżenia lub usunięcia skutków naruszenia prawa oraz dokonania adekwatnych działań naprawczych.
Działania następcze polegać będą w szczególności na przeprowadzeniu postępowań wyjaśniających, wszczęciu kontroli lub postępowania administracyjnego, skierowanie sprawy o podejrzeniu popełnienia przestępstwa do odpowiedniego organu, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.
6) Informacja zwrotna dla sygnalisty
Przekażemy sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.
Informacja zwrotna zawierać będzie informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.
Poinformujemy sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego wskazując czy doszło do naruszenia prawa.
7) Postępowanie prowadzone z zachowaniem poufności
Gwarantujemy, że Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych:
• uniemożliwia uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom;
• zapewnia ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
Ochrona poufności, o której mowa powyżej, dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
Sygnalista może wyrazić zgodę na ujawnienie danych osobowych umożliwiających ustalenie jego tożsamości. W przypadku wyrażenia zgody przez sygnalistę, administrator będzie informował osoby wskazane w zgłoszeniu o podaniu ich danych przez sygnalistę (w ramach realizacji obowiązku informacyjnego z art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) dalej RODO lub w ramach realizacji przez te osoby prawa dostępu do danych osobowych).
Zgoda sygnalisty nie jest wymagana w sytuacji, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
Przed takim ujawnieniem danych osobowych sygnalisty, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
8) Środki ochrony prawnej sygnalisty oraz dostęp do poufnej porady prawnej
W stosunku do sygnalisty, osoby pomagającej sygnaliście oraz osoby z nim powiązanej zakazane jest stosowanie działań odwetowych pod rygorem odpowiedzialności karnej. W przypadku podjęcia wobec sygnalisty działań odwetowych, sygnalista ma prawo do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego) lub prawo do zadośćuczynienia.
Zakaz działań odwetowych dotyczy również:
a) osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą;
b) osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej.
Każdej osobie rozważającej dokonanie zgłoszenia zewnętrznego przysługuje prawa do skorzystania z nieodpłatnej pomocy prawnej i nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego, świadczonego na podstawie ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej. Nieodpłatna pomoc prawna jest organizowana przez powiat/miasto na prawach powiatu, który jest właściwy dla Twojego miejsca zamieszkania.
Lista punków zajmujących się nieodpłatnym poradnictwem dla naszych mieszkańców znajduje się na stronie Biuletynu Informacji Publicznej naszego urzędu.
Można również skorzystać z porady udzielanej przez Rzecznika Praw Obywatelskich.
9) Warunki ochrony sygnalisty zgodnie z art. 16 ustawy o ochronie sygnalisty
Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności sygnalisty, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem, że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.
Sygnalista powinien mieć na uwadze, że może ponieść określone prawnie sankcje za dokonanie bezpodstawnego zgłoszenia, tj., jeżeli świadomie i celowo dokonuje zgłoszenia naruszenia prawa, które w rzeczywistości nie miało miejsca (art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów).
10) Zasady przetwarzania danych osobowych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z przyjmowaniem i procedowaniem zgłoszeń zewnętrznych jest: Prezydent Miasta Tychy z siedzibą w Urzędzie Miasta Tychy przy al. Niepodległości 49.
Organ publiczny przetwarza dane osobowe w minimalnym zakresie, tj. niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.
Organ przechowuje dane osobowe, które przetwarza w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po tym czasie dane osobowe są usuwane, chyba że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo administracyjnych.
Organ zbiera tylko dane niezbędne. Dane niemające znaczenia dla zgłoszenia, nie są zbierane. Dane przypadkowo zebrane są niezwłocznie usuwane, nie później niż do upływu 14 dni od momentu ustalenia, że nie są niezbędne.
Administrator realizuje prawo dostępu do danych osobowych informuje osoby wskazane w zgłoszeniu lub osoby, których dotyczy zgłoszenie, na podstawie RODO, o zasadach przetwarzania ich danych osobowych, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.
Administrator zapewnia, że dane osobowe będą:
1. przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i przejrzyście (zasada zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości z art. 5 ust. 1 lit. a) RODO,
2. zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami (zasada ograniczenia celu z art. 5 ust. 1 lit. b) RODO),
3. adekwatne, stosowne, ograniczone do tego co niezbędne (zasada minimalizacji z art. 5 ust. 1 lit. c) RODO),
4. prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. d) RODO),
5. przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy niż niezbędny do celów przetwarzania (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. e) RODO),
6. przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych (zasada integralności i poufności z art. 5 ust. 1 lit. f) RODO).
Administrator przekazuje sygnaliście na podstawie art. 13 lub 14 RODO informację o zasadach przetwarzania jego danych osobowych.
11) Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich:
Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676,
Adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa
Podstawa prawna umieszczenia informacji na BIP: art. 48 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. poz. 928).
Osoba odpowiedzialna za informację | Olak Agnieszka |
---|---|
Osoba wprowadzająca informację | Olak Agnieszka |
Data wytworzenia informacji | 2024-12-23 |
- 2024-12-30 08:39:01 Wika Sebastian - Edycja istniejącej informacji
- 2024-12-30 08:32:11 Wika Sebastian - Edycja istniejącej informacji
- 2024-12-27 10:20:13 Wika Sebastian - Edycja istniejącej informacji
- 2024-12-27 10:14:35 Wika Sebastian - Edycja istniejącej informacji
- 2024-12-27 08:52:24 Wika Sebastian - Edycja istniejącej informacji
- 2024-12-27 08:51:08 Wika Sebastian - Edycja istniejącej informacji
- 2024-12-23 13:46:38 Wika Sebastian - Edycja istniejącej informacji
- 2024-12-23 13:18:02 Wika Sebastian - Edycja istniejącej informacji
- 2024-12-23 12:35:15 Wika Sebastian - Edycja istniejącej informacji
- 2024-12-23 10:00:09 Wika Sebastian - Edycja istniejącej informacji